Belli bir idari makama verilmiş bulunan karar alma yetkisi, yalnızca o makam tarafından kullanılır. Karar alma yetkisi bir kanundan kaynağın aldığı için, bu yetkiye sahip görevlinin yetkisini bir başka görevliye devretmesi kural olarak mümkün değildir. Bu bakımdan, yetki ve imza devirleri istisnaidir ve ancak kanunlarda açıkça öngörülen hallerde ve açıkça öngörülen işlemler için mümkündür.

Yetki devrinde karar alma yetkisi, yetkiyi devreden makamdan ayrılmakta ve kendisine yetki devredilen makama geçmektedir. Bu nedenle yetkiyi devreden makam yetki devrini kaldırmadıkça o yetkiyi bir daha kullanamamaktadır. İmza devrinde ise, karar alma yetkisi imza yetkisini devreden görevlide kalmakta, sadece o görevli tarafından alınmış kararın imza ile belgelendirilmesi devredilmektedir.

Yetki devri soyut bir biçimde bir makamdan bir başka makama yapılmaktadır. Bu nedenle yetkiyi devralan makamdaki görevli değişse dahi, yetki o makamda kalmaktadır. İmza devri ise somut bir biçimde belli bir kamu görevlisine yapılmakta ve dolayısıyla imzayı devralan kişinin görevden ayrılması halinde imza devri kendiliğinden sona ermektedir.

Her ikisinde de yasal dayanak olarak kanuni izin olması şarttır. Kanunda öngörülmemiş olmasına rağmen yetkinin veya imzanın devredilmiş olması, imza ve yetki devrine dayanılarak alınacak idari kararları hukuka aykırı hale getirir.

İdari işlemler, toplumda güven yaratmak amacıyla önceden belirlenmiş belli şekil şartları dahilinde geçekleştirilir. Usul kuralları ilgili kanunlarda gösterilmektedir ve idarenin bu kurallar çerçevesinde işlem yapması şeffaflık adına önem arz etmektedir.

İdari işlemin önceden tesit edilen usul (şekil) kurallarına bağlanmasının yararları şu şekilde sıralanabilir:

1-  Usulün uygulanmasıyla, bir idari işlemin doğruluğunun sağlaması yapılır,

2-  Usul kuralları idarenin objektif davranmasını sağlar,

3-  Usul kuralları bireylere hukuki güvenlik sağlar,

4-  Usul kurallarının idare edilenlerin haklarını koruyucu bir işlevi vardır,

5- Usul kuralları idarenin denetlenmesini kolaylaştırır.

İdari bir işlemin yapılması sırasında uyulması gereken şekil kuralları, ana kural ve tali kural olarak ikiye

ayrılır:

Ana Kural:
Kararın yönünü etkileyebilecek nitelikte olanlar ana kuraldır ve genel olarak kişiyi idareye karşı korumayı amaçlar. Bu kurallara aykırı davranılması idari işlemi sakatlamaktadır.

Tali Kural: Kararın içeriğinden ziyade prosedürel özelliklerini ifade eden kurallar ikincil nitelikteki kurallar olarak anılır. Tali kurallar idari işlemin yönünü etkilememekte, hukuk aleminde doğuracakları sonuçlar üzerinde etki doğurmamaktadır.

Kanun, tüzük ve yönetmeliklerle, yargı içtihatlarında yer alan başlıca şekil şartları şunlardır:

İdari işlemlerin temel şekil şartı işlemin yazılı olmasıdır. Tüm işlemler, yazılı ve imzalı olarak ilgililere tebliğ edilmelidir. Bununla birlikte, istisnai hallerde idari işlem ve kararların sözlü yapılabilmesi ya da alınabilmesi de mümkündür. Örneğin, trafik polisinin geç işareti, kolluk faaliyetlerindeki sözlü işlemler veya zımni red kararları yazılılık kuralının istisnalarıdır.

Ayrıca yukarıda da belirttiğimiz gibi, idarenin bir başvuru karşısında hareketsiz kalması ile de işlem tesis edilmesi mümkündür. (Zımni kabul, zımni red)

Gerekçe kuralı:
Tüm idari işlemler hukuki bir gerekçeye dayanmak durumundadır. Ancak burada önemli olan nokta gerekçenin açıklanmasının zorunlu olmayışıdır. Karar metninde işlemin dayanağı işaret edilmeyebilir. Ancak kişi, Bilgi Edinme Kanunu çerçevesinde talepte bulunursa ya da İdari Yargılama Usulü Kanunu’nun 20. Maddesi uyarınca, idari işlem yargıya intikal eder ve mahkeme kararı ile gerekçe talep edilirse, idare gerekçeyi açıklamak durumundadır.

Savunma alınması:
İdari işlemler kural olarak tek taraflıdır ve idare işlem tesis ederken muhatabına danışmak durumunda değildir. Ancak, bazı durumlarda kanun ilgiliye danışılmasını ya da ilgiliden savunma alınmasını kararın objektifliği adına emretmektedir. Bu durumda savunma alınması zorunlu hale gelmektedir.

Devlet Memurları Kanunu’nda disiplin cezası verilmeden önce ilgili personelin savunmasının alınması bir zorunluluktur. Savunma almanın emredildiği işlem ve durumlarda, savunma alınmaması idari işlemi şekil yönünden sakatlar. Bu sakatlık asli bir sakatlık durumudur.

Hazırlık işlemlerinin yapılması: Kanunda işlem gerçekleştirmeden önce açık bir şekilde belirli hazırlık işlemlerinin yapılması, işlemden önce birtakım birimlere danışılması emredilmişse, kararlar bu süreç tamamladıktan sonra alınmalıdır. Kamulaştırma sürecindeki ödeneğin hazırlanması ya da kamu yararı
karının alınması asli şekil şartlarıdır. Aksi takdirde, işlem şekil yönünden sakatlanır.

Kolektif ve karma işlemler: Kolektif işlemler kurul olarak karar almayı, karma işlemler ise idari kararın belirli bir sıra ile oluşturulmasını ve toplu irade uyuşmalarını ifade etmektedir. Kolektif işlemlerde öngörülen görüşme usullerine uyulmamışsa, toplantı ve karar yeter sayısı sağlanmamışsa, toplantı yapılmadan elden imza toplanarak karar alınışsa ya da toplantı yeri ve zamanına uyulmamışsa, işlem şeklen sakattır.

Karma işlemlerde ise iradelerin sırasının gözetilmesi ve imza sürecinde hiçbir iradenin atlanmaması önem taşımaktadır.

İşlemin özünü etkileyecek eksiklikler idari işlemi sakatlar (asli şekil noksanlıkları). Ancak, kararın yönünü etkilemeyen şekil eksiklikleri idari işlemi sakatlamaz (tali şekil noksanlıkları).

Şekil ve usulde paralellik ilkesi: Yetkide paralellik ilkesine eş olarak şekil ve usulde paralellik ilkesi de yargı içtihatlarıyla geliştirilmiştir. Buna göre, kanunda aksi öngörülmedikçe, bir idari işlemin yapılması sırasında izlenen şekil ve usul kurallarına, o işlemin kaldırılmasında, geri alınmasında, değiştirilmesinde ve düzeltilmesinde de uyulması gerekir.

Alınan tüm idari kararların gerçekleşen tüm idari işlemlerin belli bir sebebe dayanması gerektiği açık bir kuraldır. Bir idari işlemin sebebi, idareyi o işlemi yapmaya sevk eden ve hukuk kurallarınca belirlenmiş bulunan bir etkendir. İdare, işlemlerini yaparken kanunda gösterilen sebeplere uymakla yükümlüdür. Dolayısıyla idari işlemin sebebinin olmaması ya da sebebinin hukuka aykırı olması halinde işlem, iptal edilir.

İdare bir işlem yaptığında, o işlemi dayandırdığı sebebi ortaya koymak yani işlemini gerekçelendirmek zorundadır. Yukarıda da belirttiğimiz gibi, idari işlem ve kararların gerekçeli bir biçimde kaleme alınması kural olarak zorunlu değildir; ancak sebep yönünden hukuka aykırılığı ileri sürülerek bir idari işlemin iptali için dava açıldığında, idare bu işlemin dayandığı sebebi yargı mercii önünde ortaya koymak ve kanıtlamak zorundadır.

İdarenin dayandığı sebep hukuki olabilir ancak gerçeğe aykırı ise yine iptal edilmelidir. Örneğin; memurun talebi üzerine tayin kararı aldığını belirten idarenin kararı, memurun talebi olmadığı ortaya çıkarsa sebep yönünden hukuka aykırılık doğar.

İdarenin dayandığı sebebin nitelendirilmesinde denetiminin yargı tarafından yapılabileceği
savunulmaktadır. Ancak bunun yerindelik denetimi olmaması gerektiği açıktır. Kanunun sebebi açık bir şekilde ifade ettiği durumlarda subjektif bir durum yoktur; ancak bazı durumlarda kanun sebep göstermemiş olabilir, bu durumda idare takdir yetkisine sahiptir. Bu noktada Danıştay, sebep gösterilmese bile işlemin mutlaka somut olaylara ve nedenlere dayanması gerektiğini belirtmiştir.

Yetki ve Şekil unsurlarında idarenin takdir yetkisi bulunmamaktaydı ve idare kanunla düzenlenen kurallar çerçevesinde hareket etmekle yükümlüydü. Ancak sebep unsuru bakımından idarenin takdir yetkisi
bulunmaktadır. Çünkü yargı organları açılacak bir davada yetki ve şekilde olduğu kadar somut olmayan sebep unsurunun sakatlığını yerindelik bakımından denetleyip karar veremeyecektir. Örneğin; kamulaştırılacak taşınmazın iyi seçilip seçilmediği, başka taşınmazın seçilmesi gerektiği yönünde bir değerlendirme yapılamayacaktır.

Kanunlar, idari işlemlerin sebeplerini açık ve net bir biçimde göstermiş olabilirler. Örneğin, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun 125. maddesinin E bendi uyarınca, izinsiz ve kurumca kabul edilir bir özrü olmaksızın bir yıl içinde toplam 30 gün göreve gelmeyen bir memur, bir daha devlet memurluğuna alınmamak üzere memuriyetten çıkarılır. Eğer bu koşul gerçekleşmediği halde işlem yapılmış ise, bu işlem sebep unsuru yönünden hukuka aykırı olur.

b) İdari işlemin Sebebi Belirsiz Kavramlarla Gösterilebilir: Kanunlar bazen idari işlemlerin sebeplerini açık bir biçimde değil; kamu düzeni, milli güvenlik, ihtiyaç, görülen lüzum gibi soyut ifadeler kullanarak göstermiş olabilir. Bu soyut özellik taşıyan belirsiz kavramlar dahi yıllardır uygulanmakta olduklarından belirli bir idari teamül yerleşmiş durumdadır. Böylece bu belirsiz kavramlar objektif bir anlam kazanmışlardır. Şüphesiz toplum da bunlara belli bir anlam atfetmektedir. Örneğin, bir kolluk işleminin ya da eyleminin gerçekleşmesi, kamu düzenini tehdit eden veya tehlikeye sokan bir durumun ortaya çıkmasına bağlıdır. Burada kamu düzeni belirsiz bir kavram olmakla beraber, objektif bir anlam ve içeriğe sahiptir.

c)  Sebep Unsuru Hiç Gösterilmemiş Olabilir: Kanunlarda idari işlemlerin sebebinin hiç gösterilmemiş olduğu da görülmektedir. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu memurların naklen atama işleminin hangi
koşulların gerçekleşmesi halinde yapılabileceğini, yani sebebini göstermemiştir. İdarenin işlemi gerçekleştirirken hiçbir sebep göstermemesi işlemin geçerliliğini etkilemez.

Sebep unsuru konusunda kanun koyucunun idareyi serbest bıraktığı durumlarda dahi idarenin tamamen serbest olduğu belirtilemez. İdare bu tip bir atama işleminde olası bir geri alma ya da dava
sürecini değerlendirerek kamu yararı amacı taşıyan işleminin gerekçesini ortaya koymakla yükümlüdür.

Bir idari işlemin konusu onun belirli bir sebebe dayanarak doğurduğu hukuki sonuç, hukuk aleminde yarattığı değişikliktir. Diğer bir ifadeyle, idari işlemin konusu, yapılan hukuki işlemin kendisidir.

Örneğin memurun disiplin cezası alması kararında işlemin konusu disiplin cezasıdır. Ya da kumar oynatan bir derneğin kapatılması işleminde konu derneğin kapatılmasıdır.

İdari işlemlerin hukuk aleminde müeyyide ile karşı karşıya kalmaması adına temel kriter, bu işlemlerin
konularının öncelikle mümkün ve meşru olmasıdır.

Konu unsurunda ortaya çıkabilecek sakatlık türleri  unlardır: a) İdari işlemin konusunun imkânsız olması,

b)  İdari işlemin konusunun gayri meşru olması,

c)  İdari işlemin geçmişe yönelik olarak tesis edilmesi,

d)  Belli statüdekiler için yapılacak bir işlemin, başka statüdekilere yapılması,

e)  Mahkeme kararına uyulmaksızın işlem yapılması ya da mahkeme kararına rağmen işlem yapılmaması,

f)  Sebep ve konu unsurları arasında illiyet bağının bulunmaması ya da kopukluğu mevcut olması.

 Amaç, kanun koyucunun ya da idarenin bir sebebe dayalı olarak gerçekleştirdiği işlemden elde etmeyi planladığı nihai sonuçtur. Genel olarak kural koyucuların ve kural uygulayıcıların toplumsal gereksinimleri karşılamayı planladığı değerlendirilirse, idari işlem ve kararların amacının idari hizmetlerin daha iyi bir biçimde yürütülmesi ve kamu yararının sağlanmasıdır.

İdari işlemlerin temel amacı kamu yararıdır. İdari işlem, işlemi yapanın duygularından arınmış olmalıdır. Kişisel hırslar, menfaatler, çekişmeler, inanca dayalı ya da siyasi emeller idari işlemde rol oynamamalıdır.

İdari işlem yapanlar, kendi çıkarlarına hareket edemeyecekleri gibi üçüncü kişilerin çıkarına ya da onları korumak için de işlem yapamazlar.

İdare, siyasi bir amaçla bazı kişileri cezalandıramaz, yine bazı kimselere ayrıcalık tanıyamaz. Siyasi amaçlar, kamu yararı ile bağdaşmaz. İdare, gerek memurların alınmasında, gerekse de onlardan
yararlanmada ehliyet ve liyakata önem vermelidir.

Maksat unsuru yönünden hukuka aykırılık, yetki saptırması deyimi ile ifade edilmektedir.

Dikkat edilirse yetki saptırması bir yetkisizlik türü olarak ele alınmamaktadır. Bu noktada kişi yetkisiz değildir. Buradaki sakatlık türü, yetkili kişinin yetkisini kamu yararı için değil; kişisel menfaati için kullanmasıdır. Dolayısıyla yetkili kişinin yetkisini kötüye kullanması süreci yetki saptırması olarak tanımlanmaktadır.

Maksat unsuru yönünden sakatlık şu durumlarda ortaya çıkar:

– Kişisel amaç güdülerek alınmış bulunan idari kararlar,

– Siyasal amaç güdülerek alınmış idari kararlar,

– Özel maksadı aşan idari kararlar.